La richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata. Essa deve essere rivolta all'amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente.
La normativa sul diritto di accesso dispone che deve essere garantito ai richiedenti l'accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici.
È possibile chiedere copia anche di verbali al codice della strada e ad altre sanzioni amministrative.
Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l'accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile. In caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, l'accesso è consentito se la situazione che si intende tutelare è di rango pari ai diritti dell'interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale.
Il modulo compilato (vedi in Cosa serve) e la copia del documento di identità possono essere consegnati recandosi allo sportello, oppure tramite mail, PEC o per posta.